8 שלבים להצלחת עיצוב משרד חדש או שיפוץ משרד קיים
אם אתה בתהליך צמיחה וזקוק לתוספת שטח למשרד שלך או שחוזה השכירות שלך מסתיים, יבוא זמן שבו תצטרך להחליט מה לעשות עם שטח המשרד שלך.
ההחלטה אם כדאי לשפץ את החלל הקיים או לעבור למשרד חדש, הוא תהליך שכל עסק יצטרך לעבור. זה חלק מהמסע במקום העבודה ומציג לארגונים הזדמנויות להתפתח ולהשקיע בעתיד.
אם אינך בטוח מה האפשרות הטובה ביותר עבורך, אל תדחה את ההחלטה. אמנם יישארו לך 18 חודשים או שנתיים לחוזה השכירות שלך, אבל הזמן יעבור במהירות וכדאי להחליט מבעוד מועד.
הזמן לקבלת החלטות לגבי השטח שלך ובחינת חלופות צריך להיעשות בזמן שעדיין יש לך את האופציה של חוזה השכירות הקיים. כשיגיע הזמן לחדש או לצאת מחוזה השכירות שלך, תרצה שתקבע את התוכנית שלך. הגעה לסוף חוזה השכירות שלך לפני שתחליט על האסטרטגיה הנכונה עבורך עלולה להשאיר אותך במצב קשה ועלולה לעלות גם במחיר יקר.
8 שלבים שיעזרו לך בתהליך קבלת ההחלטות אם להישאר או ללכת:
1. הגדרת היעדים
לפני שתוכל לקבל את ההחלטה אם לשפץ או לעבור למשרד חדש, הקדש רגע להערכת השאיפות העסקיות שלך. הבחירה שלך לשפץ או לעבור למשרד חדש צריכה להיות קשורה לפחות למפתח אחד משמעותי. זה יכול להיות משהו פשוט כמו תום חוזה שכירות או משהו מסובך יותר כמו ארגון מחדש של העסק. על ידי הגדרת היעדים שלך בשלב מוקדם, יש לך יעד או יעדים קבועים שיעזרו לך להיות רציונלי ולבחור את מה שנכון עבורך.
2. ניתוח צרכים ודרישות
אם לא ברורים לך המגבלות והשאיפות שלך, אז יהיה קשה לספק אסטרטגיה יעילה לטווח ארוך עבור העסק שלך. אנליזה של מקום העבודה הוא הדרך המדויקת ביותר לבנות תמונה של מקום העבודה, זרימות העבודה ואינטראקציות עם העובדים. ניתוח מקום העבודה יאפשר לך לקבל החלטות מושכלות וחייבת להתבסס על נתונים לגבי איך להפיק את המירב משטח המשרד שלך.
3. חיפוש וסקר בניין
בעוד שחיפוש בניין הוא הכרח לעסקים המעוניינים לעבור למקום חדש, זה גם רעיון טוב עבור ארגונים שרוצים להישאר בשטח הקיים שלהם. הסתכלות על השוק והבנת אילו עסקאות ותמריצים אחרים זמינים עשויה לעזור לך לנהל משא ומתן על עסקה טובה יותר על חוזה השכירות שלך. לחלופין, ייתכן שתגלה שבעל הבית שלך מוכן לתרום לעלויות השיפוץ כתמריץ להשאיר אותך בנכס. ודא שאתה בוחן את האפשרויות הללו בשלב מוקדם של התהליך, שכן זה עשוי לפתוח ערך נוסף עבור העסק שלך.
אם אתה מתכנן לעבור למשרד חדש, סוכן נדל"ן מסחרי יכול לעזור לך למצוא את המקום החדש ולשמור אותו בתנאים הנכונים. תצטרך לשקול דברים כמו עלויות שכירות ממוצעות, קישורי תחבורה וכיצד זה עשוי להשפיע על הגישה שלך לכח אדם כישרוני. גורמים אלה צריכים להילקח בחשבון אם המהלך שלך הולך לעזור לך לקדם את העסק שלך. וגם צפיית העתיד לגבי עורכי התחבורה העתידיים.
4. בחר את המומחה – מעצב המשרדים
כדי לבצע העברה או שיפוץ של המשרד שלך, תצטרך לשתף פעולה עם מומחה התאמה. הוא יעריך את אפשרויות סביבת העבודה שלך, יעריך את השטח הנדרש עבורך ואת צרכיך בהווה ובעתיד, יתכנן ויעצב את הסביבה החדשה שלך ויבטיחו שדברים כמו האלמנטים המכניים והחשמליים תקינים.
מומחה להתאמה, כמו חברת עיצוב ובנייה, ייקח אותך למסע של יצירת מקום עבודה חדש, ויבטיח לערב את העובדים שלך לאורך הדרך. הצגת מומחה חיצוני יעזור לך לקבל את ההחלטה הנכונה ולהביא את הפרויקט שלך לקרום עור וגידים.
5. פיתוח עיצוב ואישורים
כאן מתחיל מרחב העבודה החדש שלך להתגבש. בעבודה לצד שותף העיצוב והבנייה שבחרת, תשקול הכל, החל מסכמות צבעים וחומרים למרחב שיתוף פעולה, זרימות עבודה וקשרים בין מחלקות.
זהו חלק חשוב בתהליך שבו תצטרך להסכים על התוכניות עבור המרחב שלך באמצעות שיתוף רעיונות ופיתוח תכניות לפני תהפוך אותם לסופיים. תן למעצב המשרד שלך את כל התמיכה, המידע והמשוב שאתה יכול לפני אישור כל עיצוב כסופי.
6. תנאי החוזה של השטח הקיים
לפני שאתה עוזב את משרדך ועובר למקום העבודה החדש שלך, וודא שאתה יודע מה נדרש ממך בסעיפים לגבי השארת השטח שאתה עוזב. כדאי לוודא שמעצב הפנים שלך יודע מה נדרש לעשות, ולוקח את זה בחשבון העלויות.
7. ניהול פרוייקט העיצוב
אם אתה משפץ את המשרד שלך, תצטרך לבדוק אילו אישורים והנחיות נדרשים בבניין החדש. מעצב המשרד שבחרת יכול לעזור לך עם הרבה דברים בשלב זה, שכן הם יהיו נקודת הקשר העיקרית שלך לניהול הפרויקט כדי להבטיח שיהיו הפרעות מינימליות לעסק שלך.
אם אתה עובר למשרד חדש, אז ניהול תקשורת עם הצוות שלך הוא חלק חשוב מההכנה לעיצוב. ודא שהצוות שלך מסונכרן עם התוכנית ושכל ההרשאות המתאימות נחתמו כדי שלא יהיו עיכובים בפרויקט שלך.
8. עיצוב המשרד החדש
אם אתה עובר למשרד חדש , תצטרך לעבוד עם חברה להעברת משרדים כדי לטפל בצד המעשי של המעבר. אם אתה עושה שימוש חוזר ברהיט כלשהו, זה גם יצטרך לעבור לחלל החדש שלך יחד עם ציוד תקשורת או כל ציוד אחר. תדריך את הצוות שלך עם אוריינטציה ומפגש קבלת פנים למקום העבודה החדש שלהם היא דרך טובה לנווט בכל נקודות החולשה או חששות סביב המהלך.
אנו ממליצים שבמהלך 6 החודשים הראשונים של השהות במרחב החדש שלך, תעקוב אחר פעילות והתנהגות ותאפשר משוב. סביר להניח שיהיו דברים שלא יתנהלו בצורה חלקה כמתוכנן עם כל שינוי משמעותי במקום העבודה. אם משהו משתנה או שאתה מרגיש שאתה צריך לבצע התאמות למשרד שלך, שותף העיצוב והבנייה שלך יוכל לתמוך בך בכל יום שני.
