מה לעשות עם שטח משרד שאינו מנוצל?
המגיפה הביאה לשינויים גדולים בדרכי העבודה וכתוצאה מכך, עסקים רבים החלו ליישם מדיניות לצמצום מספר העובדים או שעובדים מהבית ורוצים להפחית את עלויות שכירות. זה גם הוביל את השוכרים לבחון דרכים למקסם שטח שאינו בשימוש או לא יעיל בנדל"ן.
שטחי משרדים מייצגים את העלות התפעולית השנייה בגודלה לעסקים, אך שטחי משרדים אינם נתפסים רק כעל תקורה לעסקים. משרדים ומקומות עבודה מציעים מרחב לאנשים להגביר את היצירתיות, הפרודוקטיביות ושיתוף הפעולה והיתרונות הללו יבטיחו ששטחי משרדים יישארו חלק מרכזי באסטרטגיות עסקיות.
עבודה היברידית כבר כאן ובגדול ואנחנו מתחילים לראות איך זה נראה עבור עסקים. הפוקוס פנה כעת לחיפוש אחר השראה ורעיונות מה לעשות עם השטח המשרדי הנוסף שלך וכיצד לבנות אסטרטגיה לשינוי ייעוד של שטחי עבודה עודפים.
שטח משרד לא מנוצל – מהי הדרך הטובה ביותר להשתמש בשטח משרד נוסף?
השימוש הטוב ביותר בשטח משרד נוסף נקבע אך ורק על ידי המטרה. התאמה למשרד היא ייחודית לכל חברה והאופציה הטובה ביותר עבור חברה אחת אינה בהכרח מתאימה לחברה הבאה. אין גודל אחד שמתאים לכולם כשזה מגיע לזיהוי הדרך הטובה ביותר להשתמש בשטח משרדי נוסף, אבל זה חיוני ליצור קשר עם העובדים שלך לפני שיתרחשו שינויים.
לכל מחלקה יש דרישות שונות מהמשרד, במיוחד כשעובדים חוזרים למשרד בעבודה היברידית גמישה. עם פוטנציאל לשינוי בדרכי העבודה, שטח המשרד הנוסף שלך הוא נכס בסיוע לאנשים שלך להסתגל לדרישות חדשות. מחקרים הראו שבעוד 12% ציינו שהחברות שלהם צמצמו את שטחי המשרדים שלהן, 10% גילו שהם זקוקים למתקני משרדים גדולים יותר כדי לתת מענה לצמיחה. זה מראה שכל עסק יסתגל בדרכים שונות והשטח המשרדי שלך יתכווץ או יגדל בהתאם לאופן שבו אנשים משתמשים בו. האנשים שלך יהיו המשאבים המהימנים ביותר שלך בכל הנוגע להבנה כמה נדרש כדי לתמוך בצרכי העבודה שלהם ולכן חשוב להתחבר אליהם.
שלוש דרכים למקסם שטח משרדי ולמנוע מצב של שטח משרד לא מנוצל
המשרד הוא כבר לא המקום היחיד שאנשים יכולים להיות פרודוקטיביים, כלומר במקום העבודה יהיה דגש גדול יותר על מרחב התאמה כדי לעודד עובדים לחזור למשרד. חללים אלה יכולים להיות אזורים ציבוריים, עמדות פרטיות, חללי פגישות פתוחים ואזורים רב-תכליתיים התומכים בעבודה הן בשימוש רשמי והן בשימוש לא פורמלי. יש הרבה דרכים להפיק יותר משטחי משרדים לא מנוצלים ואלו הן שלוש מהדרכים הפופולריות ביותר לעשות שימוש חוזר ושימוש מחדש בשטח עודף.
עיצוב מחדש
אם יש לך שטח משרדי נוסף שאתה לא משתמש בו כרגע או שאתה משתמש בו בצורה לא יעילה, אז עיצוב מחדש של המשרד עשוי להיות הפתרון המעשי ביותר. יש הרבה סיבות לשקול לעצב מחדש את חלל המשרד שלך והפתרון החדשני ביותר יהיה תלוי במטרות העסקיות שלך.
פריסה מחדש
פריסת השטח מחדש עוסק בעיצוב סביבת המשרד מחדש. כדי לעזור לעסק להגשים את יעדיו וכן למקסם את השטח הפנוי שלו. אם שטח המשרדים שלך גדול, אירגון מחדש של המשרד שלך היא דרך יעילה לאיחוד הפעולות שלך וייעול שטח לא מנוצל.
השכרת משנה
השכרת משנה של חלק מהשטח שלך היא דרך לגבות עלויות שכירות כדי לכסות את ההתחייבויות הכספיות של תנאי החכירה שלך. בעוד שאתה עדיין תהיה אחראי לתשלום שכר הדירה, תעריפי העסק ודמי השירות על השטח המלא, דייר משנה יכול לעזור לקזז תקורה על ידי כיסוי עלויות אלה על השטח שהם תופסים ובמידה ותצטרך את השטח תוכל לחתום על חוזה גמיש עם השוכר.
כיצד למקסם את שטחי המשרד העודפים?
עיצוב מחדש של שטחי משרדים עודפים
ההתאמה של דרכי עבודה היברידיות וגמישות אילצה עסקים להסתכל על שטח המשרדים הנוכחי שלהם כדי להעריך כיצד להתאים להרגלי עבודה חדשים של עובדים. במהלך שזוכה להכרה כמעבר מחללי 'אני אל אנחנו', חברות רבות החלו להעריך את שטחי המשרד שלהן כדי לעצב מחדש את מקום העבודה כדי לתמוך בדרכי עבודה חדשות. JLL הצהירו כי הם מצפים ששטחי משרדים יאפשרו לעובדים שיתופי פעולה, כאשר אזורי שיתוף פעולה מוקצים יגדלו מכ-10% ל-25% . הסיבות לעיצוב מחדש של המשרד שלך יהיו תלויות במה שהעסק שלך רוצה להשיג עם השטח שלו. אם החלל הקיים שלך אינו תומך בכוח העבודה שלך, עיצוב מחדש עשוי להיות הפתרון המעשי ביותר מבלי שתצטרך לעבור לשטח אחר.
כשחברה מחליטה לעצב מחדש את המשרד שלה, אחד האתגרים העיקריים הוא להפיק את המרב מהנכס. נניח שהמשרד שלכם יושב כבר בשתי קומות בבניין ואתם תכננתם לקבל קומה נוספת כדי להתאים לתוכניות שלכם. אולם עכשיו התכניות השתנו ויש יותר עבודה היברדית. במידה ושטח הקיים מספיק, רק שבגלל מחיצות קיימות לא מתאפשר. על ידי עיצוב המשרד מחדש, ניתן לותר על מחיצות ולהוסיף עוד X עמדות עבודה לשימוש משותף בכל קומה.
מהם היתרונות בעיצוב מחדש של המשרד שלך?
אם בעבר אנשים עבדו 9-5 המסורתי במגוון מגזרים, היום הדרישה של העובדים לעבודה היברדית בכל המגזרים.
אחד היתרונות העיקריים של עיצוב מחדש של המשרד שלך הוא למשוך את הצוות חזרה לעבודה על ידי מתן סביבה שתומכת בהם. מכיוון שמקום העבודה והדרך בה אנו עובדים מסתגלים כעת לציפיות החדשות שנוצרו במהלך המגיפה, עיצוב מחדש של המשרד יכול לעזור לתמוך בתרבות החברה ולשפר את הפרודוקטיביות. חווית עובדים היא תחום מיקוד גדול עבור עסקים שכן אנשים רוצים שהזמן שלהם במשרד יהיה פרקטי ויציע חוויה ייחודית בהשוואה לעבודה מרחוק.
עיצוב מחדש של חלל המשרד שלך הינה גם דרך יעילה להסתגל לדרכי עבודה חדשות כדי לעזור לקדם שיתוף פעולה ותקשורת עם עמיתים.
"ארגונים החורגים ממדיניות ותכניות משאבי אנוש כדי ליצור סביבת מקום עבודה שבה אנשים יכולים להביא את כל עצמם לעבודה ולהרגיש נתמכים, יקצרו את היתרונות וישיגו יתרון תחרותי."
עיצוב משרד חדש יעזור לאחד אנשים ויאפשר להם לחזור לעבודה בזמן שלהם כשהם מתחילים להבין כיצד המשרד מספק יותר מסתם מקום עבודה
שטח משרד לא מנוצל – פריסה מחדש של שטח המשרד
פריסה מחדש של המשרד שלך היא טרמינולוגיה של מקום העבודה להתאמת פריסת המשרד שלך וארגון מחדש של שטח המשרד שלך. המשמש בדרך כלל עבור חללי משרדים על פני מספר קומות, דיירים בדרך כלל מחדשים את החלל שלהם עקב שימוש מחדש בשטח לא מנוצל או מבנה מחדש של המחלקות.
לפריסה מחדש יש יתרונות רבים על פני מעבר למקום חדש, שכן היא מאפשרת לך להתאים את הפריסה שלך כדי לשפר את הפרודוקטיביות, אינך צריך לעבור את תהליכי הרילוקיישן שלא לצורך ותוכל להקצות מחדש חלק מהשטח שלך כדי לשמש שטחי שכירות משנה.
מה הם היתרונות של פריסה מחדש ועיצוב המשרד שלך?
אחד היתרונות העיקריים של פריסה ועיצוב משרד מחדש הוא שאתה יכול ליישם שינויים ללא צורך בבנייה כלשהי במקום העבודה. חלקים מרכזיים במשרד עשויים להישאר באותו מקום בהתאם לתוצאות ממצאי הייעוץ במקום העבודה. ההתמקדות היא בשיפור חוסר היעילות בתוך המשרד וזה ייקבע רק על ידי התקשרות עם העובדים וטיפול בחולשות ובאזורים הלא מנוצלים במשרד. אימוץ שינויים המאפשרים מסלולי תפוצה חדשים, יכולות שיתוף פעולה ותקשורת יסייעו בהתאמת משרד ללא צורך להוציא כסף על בניית נקודות תה חדשות או חדרי ישיבות.
פריסה מחדש של המשרד שלך כדי למקסם את השטח הנוסף הוא שינוי מונחה תהליכים שצריך לנהל ביעילות כך שניתן יהיה להשיג את כל היעדים. חשוב גם להסתכל על האופן שבו מתנהלת המחסנית מחדש באופן פנימי. באותה מידה שדרכי עבודה חדשות פירושן שינוי ומעבר של אנשים לחלקים חדשים במשרד, מחסום משרדי צריך להיות אסטרטגי ולא רק אסתטי.
השכרת משנה של שטחי משרדים לא מנוצלים
הסכם שכירות משנה הוא דרך לעסקים לכסות את דמי השכירות על שטחים עודפים שאינם זקוקים להם על בסיס קצר טווח או למשך תקופת השכירות שלהם. אם תעבור שינוי באסטרטגיה או תחליט לצמצם את שטחי המשרדים שלך, שכירות משנה יסייעו לך להפחית את התקורות ולייצר הכנסה נוספת.
ישנה שיקול אם אתה צריך לשפץ את החלל שאתה מתכנן לשכור משנה, שכן הפיכת החלל הזה לשטח משרדים אטרקטיבי וניתן לתפוס אותו באופן מיידי יהפוך אותו לאופציה מושכת יותר עבור עסקים המעוניינים לעבור דירה.
מהם היתרונות של השכרת משנה של שטחי משרדים נוספים?
אחד היתרונות העיקריים בהשכרת שטחי משרדים נוספים הוא שניתן לחסוך כסף. זו הסיבה העיקרית שרוב החברות יחפשו להשכיר את השטח שלהן בשכירות משנה. בתור השוכר הראשי, אתה יכול להחזיר חלק מעלות השכירות עבור השטח שאתה לא צריך. במקום לשבת על השטח הנוסף ולשמור על עלות תקורה זו, מציאת דייר להשכרה משנה פירושה שאתה יכול לכסות את העלות הזו.
סיבה נפוצה להשכרת שטח נוסף היא שהחברה שלך צומחת ולמרות שתזדקק לשטח נוסף בעתיד, אינך זקוק לו כעת. זוהי אופציה טובה עבור חברות שמחפשות להתרחב בעתיד מכיוון שהיא מאפשרת להן לתפוס יותר מקום ממה שהן זקוקות להן, מתוך נוף שיש להן את השטח הנוסף לצמוח לתוכו בעתיד מבלי לעבור דירה. שכירות משנה יכולה לספק גמישות רבה יותר בחוזי שכירות ועם מדיניות עבודה מרחוק והיברידית יותר הופכת לנורמה, עם היכולת לקבל גמישות רבה יותר בשטח המשרדי שלך תוך פיצול העמלות.
לפני קבלת החלטות מהירות אם לשכור את החלל שלך בשכירות משנה, חשוב להעריך איזה חלק מהחלל צריך לשמור, מה ניתן לחצוב מהחלל הקיים ואילו קונפיגורציות מחדש נדרשות כדי להקל על תהליך זה. יש לקחת בחשבון דברים כמו פרטיות וסודיות, כמו גם המציאות של לקיחת אחריות על נזקים. השכרת משנה של חלק מחלל המשרד שלך צריכה להיות חלק מאסטרטגיית מקום עבודה שקולה וארוכת טווח, שכן יש לחשב את כמות השטח על סמך הצמיחה החזויה של החברה
התפקיד המשתנה של המשרד
הצגת דפוסי עבודה ומודלים חדשים, כמו עבודה היברידית, פירושה שאנו מקיימים אינטראקציה עם המשרד בצורה מעט שונה. מדד Freespace האנגלי פרסם נתונים במרץ 2022 שהראו כי שיעור התפוסה של המשרדים הגיע לשיא של 42% , שהיה השיעור היומי הגבוה ביותר שלאחר המגפה. הממוצע לפני המגיפה היה 63%. בארץ המצב די דומה. בעוד שמספר זה מראה על הביטחון מאחורי החזרה למשרד, הוא מוכיח שעובדים מבלים פחות זמן במשרד. משמעות הדבר היא שהזמן במשרד הוא כעת בעל ערך רב מאי פעם וכי יש לייעל את החוויה במשרד. עיצוב מקום העבודה כבר החל להתאים את עצמו לדרישות חדשות על ידי קידום גמישות רבה יותר ושיפור יכולות קונפיגורציה מחדש.
