כיצד עסקים יכולים לתכנן את השיבה למשרד?
בעקבות ההנחיות החדשות בנושא ה COVID-19, יש מגמה של חזרה למקום העבודה הפיסי במגבלות של ריחוק חברתי ותו סגול.
אבל כדאי לנהל את התהליך ולהתכונן לתרחישים אפשריים.
שישה צעדים שעסקים צריכים לנקוט לפני החזרה למקום העבודה
מומחים מתחומי מגזרים שונים הכירו כבר את הצורך לתכנן את החזרה למקום העבודה. המעבר הזה הוא וודאי וכבר קורה בהדרגה, אבל אנחנו לא יודעים מתי ואנחנו גם לא יודעים איך זה ייראה בטווח הקצר ובטח לא בטווח הארוך.
אז מה יכולים עסקים לעשות והיכן בדיוק עליהם להתחיל לפני שארגון שוקל את תכניתו ליישום שינוי, הוא צריך ליצור את האקלים הנכון, להביא את אנשיו לספינה ולהעצים אותם עם הכלים והתהליכים הדרושים להם כדי לקיים את השינוי. זה תהליך הניתן לניהול כשהעובדים יודעים שיש צוות שמנווט הם גם משתפים פעולה.
התהליך שלנו מורכב משלושה שלבים: התמקדות באיסוף נתונים מהצוותים שלך, שימוש בנתונים וההנחיות הרשמיות כדי לקבוע כיצד המשרד מתפקד בבטחה במהלך שילוב מחדש של העבודה במקום העבודה ושימוש במומחיות שלנו כדי לייצר תכנית היכן ואיך והיכן אנו עובדים. ששת הצעדים הבאים מהווים את התהליך שלנו, ומגדילים את סיכויי ההצלחה לעבור בין השלבים עד לשלב החזרה למקום העבודה.
1. צרו צוות המנהל את התהליך
הקימו צוות רב-תחומי מגוון עם מנהל פרוייקטים ייעודי המוסמך לקבל החלטות מפתח מטעם העסק. בחרו את הצוות הנכון, שיהיה חדור מוטיבציה במטרה, שיהיה קראטיבי ומעשי ויהפוך כל אבן על מנת למצוא את הפתרונות ויתכנן תכנית בת כמה שלבים.
2. מצאו את מסגרת המדיניות המתאימה לעסק שלכם
מצאו את מסגרת החשיבה המתאימה לעסק שלכם ואשר יתווה את המסלול שהוא יפגוש את ההנחיות של הגורמים הממשלתיים.
העדיפו גישה רגועה על גישה של פניקה. חזרה בטוחה למקום העבודה תלויה בכמה זה קריטי עבורכם לא לעבוד מהבית, מה גיל העובדים והתחשבות בצרכי העובדים.
צרו מעורבות של העובדים בתהליך כך שכולם שהעובדים יהיו במסע הזה ביחד, כמו גם שתפו את המידע שכולם יוכלו להקשיב לאותו המידע באותו הזמן.
3. הקימו מערכת לאיסוף נתונים
הקימו מערכת לאיסוף תובנות ומידע מצד בעלי עניין מרכזיים, כולל אך לא רק: הצוות, הלקוחות, השותפים, בעל הבית (המשכיר) והממשלה.
העובדים שלך הם הכוח המנחה את תכנית ההשתלבות שלכם מחדש. הקמת מערכת לאיסוף נתונים כדי לקבל הבנה אמיתית של רצונות, צרכים, בעיות ודאגות, כמו גם מה המצב הרגשי של העובדים, שיבדוק האם כוח העבודה שלכם מוכן לחזור למקום העבודה או לא. כך תוכלו להחליט אם להתחיל לתכנן את הפתיחה מחדש של מקום העבודה או למצוא דרכים חדשות לתמוך בכוח העבודה העובד מהבית. המערכת שלכם אמורה לאפשר לכם לאסוף נתונים לאורך כל התהליך הזה על מנת לשקף במדויק את הרגשות הנוכחיים ואת ההנחיות הממשלתיות המעודכנות.
4. מפו את כל הבעיות
- מיפוי התחבורה ממקום ואל מקום העבודה
מיפוי מסע משתמשים בכדי להבין את האתגרים שעומדים בפני אנשיכם בנסיעות למשרד.
כיצד העובדים יגיעו מבתיהם למקום העבודה והאם זה בטוח ? זכרו כי המכשולים יהיו רגשיים ומעשיים כאחד; חלק מהעובדים ירגישו בטוחים לנסוע לעבודה, ואחרים לא. תצטרכו למצוא דרך לנתר את התפיסה ואת הרגש. המידע המתקבל ייצר מסגרת לתכנון ועיצוב העבודה מרחוק והן את הפתרונות שיידרשו לתהליך החזרה למקום העבודה.
אין טעם לתכנן רק את החלל הבטוח. יש צורך לוודא שניתן להגיע אליו בצורה בטוחה.
- מיפוי בעיות נוספות כמו: אוכלוסיות סיכון, בתי ספר, גנים וצהרונים.
5. הבינו את המגבלות של המרחב שלכם
התחילו להבין את המגבלות של המרחב הנוכחי שלכם, באמצעות עקרונות עיצוב שקבעו הממשלה ותובנות ממשוב בעלי העניין.
עיצוב משרדים או תכניות אדריכליות הן מקום נהדר להתחיל להבין את ההשלכות של אמצעי בטיחות רשמיים כמו מרחק שני מטרים. השתמשו במשוב של בעלי עניין כדי לקבל מושג מדויק יותר של רגשות האנשים כלפי הסביבה המוצעת. תצטרכו לכלול את בעל הבית שלכם בתהליך שכן הם ממלאים חלק מכריע בהחלטה מה לא אפשרי בבניין שלכם ובתכנון חללים קהילתיים בטוחים.
אנחנו בסטודיו יכולים לתכנן מחדש את הפריסות כך שיעמדו בהנחיות ההתרחקות החברתית והגנת עבודה בטוחה. ההנחיות האלו משתנות כל הזמן. המתווה הסופי מאוד לא ידוע, כמו גם מה רצון האנשים וההנהלה לעבודה מהבית.
6. הפיצו את התוכניות שלכם
פיתחו גישה תקשורתית ספציפית כדי ליידע את כולם שיש לכם כיוון, צוות שינחה את העסק בתהליך ומערכת שהוקמה כך שכל אחד יוכל לעזור בתכנון הדרך קדימה.
הבאת האנשים שלכם למסע על ידי תקשורת אפקטיבית וגלויה היא ללא ספק החלק החשוב ביותר בתהליך זה. ניווט מוצלח תלוי בתקשורת מתמדת כאשר עסקים מעדכנים את התהליכים והמדיניות שלהם בכדי לשקף את ההנחיות והתקנות הנוכחיות. במילים אחרות, את התוכניות של אתמול יהיה צורך לבחון כנגד ההיגיון של ימינו ולעדכן לאורך הזמן.
באקלים הנוכחי, לא תמיד תוכלו לשלוט כיצד הלחץ החיצוני ישפיע על הארגון שלכם, עם זאת, אתם יכולים להשתלט על האופן בו הארגון שלכם מנהל את התהליך. תקשורת ברורה ומתמדת תעזור לצוותים שלכם להרגיש מוכנים להתחייב ולעשות את השינוי הרצוי.
